Hach, mehr Ordnung, mehr Struktur! Klingt alles so leicht umsetzbar, aber was könnt Ihr eigentlich konkret unternehmen, um wieder Durchblick im heimischen Büro zu bekommen? Ganz einfach – gestaltet Eure private Ordnerstruktur neu und mistet bei der Gelegenheit ordentlich aus!
Sich neu strukturieren – mit klaren Ablageregeln und Themenbündeln
Kennt Ihr das auch? Jeden Tag erreichen Euch mehr Papierinformationen, Werbeflyer, Rechnungen, Briefe, usw. als Ihr überblicken könnt. Meistens hat man aber in genau diesem Moment keine Zeit, um die Post sofort ordentlich abzulegen. Vielleicht liegt es aber auch nur an der fehlenden Disziplin oder einem einfachen System, das die Arbeit erleichtert. Büroexpertin Andrea Zeh hat sich wieder einmal eine Checkliste für Euch überlegt, wie Ihr schnell und effektiv Eure private Post sichten, strukturieren und ablegen könnt.
Ordner-Checkliste – Zwölf effektive Organisation-Tipps:
- Sammelt zuerst alle Unterlagen nach Organisationsfeldern und verteilt sie anschließend auf unterschiedliche Ordner, die thematisch zusammenpassen.
- Eine Mappe für aktuelle Angelegenheiten braucht ihr außerdem, um die dringendsten Unterlagen, die kurzfristiges Handeln erfordern, greifbar zu haben.
- Mappe Aktuelles:
Hier legt Ihr unerledigten Schriftverkehr und aktuelle Rechnungen ab, die noch nicht bezahlt sind. Arbeitet die Mappe einmal wöchentlich durch und verteilt die bereits erledigten Aufgaben auf Eure Ordner. - Ordner Persönliches:
Wichtige Papiere wie die Geburtsurkunde, eine Kopie des Personalausweises, eine Kopie des Reisepasses, die Meldebestätigung, die Heiratsurkunde und natürlich Vollmachten, sowie Medizinische Unterlagen gehören in diesen Ordner. - Ordner Job:
Alle Zeugnisse vom letzten Schulzeugnis, dem Abitur-Zeugnis, alle Karriereunterlagen zu den Themen Ausbildung und Studium, das Diplom-Zeugnis, weiterführende Zertifikate, berufliche Fortbildungsbestätigungen und Arbeitsverträge. - Ordner Versicherungen:
Dazu zählen Unterlagen zur Krankenversicherung, Zusatzversicherungen, die Private Haftpflichtversicherung, Berufsunfähigkeit (wenn vorhanden), die KFZ-, Unfall-, Hausrat- und Rechtsschutzversicherung sowie etwaige Schadensfälle. - Ordner Wohnung:
Hier verwahrt ihr den Mietvertrag, alle Abrechnungen zu Nebenkosten (Gas, Wasser, Strom), Eure Festnetz- und Handy-Unterlagen, GEZ-Rechnungen, Handwerkerrechnungen, etc. - Ordner Freizeit + Lebensstil + (Online-)Shopping:
Eure Unterlagen und Rechnungen zum KFZ, Zeitungsabos, Vereinsmitgliedschaften, Rechnungen für Unterhaltungselektronik, Rechnungen vom öffentlichen Nahverkehr (Bus/Bahn), Rechnungen über größere Geschenke, usw. - Ordner Finanzen + Steuern:
Bankverträge (Kredite, Kontoverträge, etc.), alle Kontoauszüge, Steuererklärungen und Steuerbescheide – außer die Aufbewahrungsfrist ist verstrichen, dann können die Unterlagen aussortiert werden. - Ordner Rente + Vermögensaufbau:
Unterlagen zur gesetzlichen Rentenversicherung, der Betriebsrente, über die private Rentenversicherung, weitere Vermögensunterlagen (z.B. über Aktien). - Ordner Immobilie / Grundbesitz / Vermietung:
Den Grundbucheintrag, den Kaufvertrag, bei Eigentumswohnungen auch die Teilungserklärung, weiters Nachträge, Abrechnungen, Mieteinnahmen und sonstige die Immobilien betreffende Vereinbarungen (wichtige E-Mails besser ausdrucken). - Ordner Kind(er) – für jedes Kind einen eigenen anlegen:
Die Geburtsurkunde, Unterlagen über das Kindergeld, Schulunterlagen, alle Zeugnisse, eine Telefonliste mit Ansprechpartnern in Krippe, Kindergarten oder Schule, Förderungen (wenn vorhanden), den Impfpass, alle Vereinsmitgliedschaften und wichtige medizinische Unterlagen.
Endlich mehr Ordnerstruktur – schnell greifbar und leicht zu überblicken
Nach der Strukturierung kann man die einzelnen Ordner mit Registern unterteilen, Ordnerrücken erstellen und beschriften – fertig! Die wichtigsten Ordner mit den persönlichen und den beruflichen Dokumenten, sollte man unbedingt digitalisieren und gesondert abspeichern, zum Beispiel in der Cloud oder auf einem externen Datenträger.
Haben Euch diese Tipps weitergeholfen? Seid Ihr auch manchmal aufgeschmissen in Sachen Ordnerorganisation? Oder habt ihr einen Geheimtipp auf Lager, den Ihr unbedingt mit uns teilen wollt?
Na dann, her mit den schlauen Ablageideen – wir freuen uns über Euren Input und Andrea berät Euch auch gerne zu weiteren Themen rund um mehr Struktur in Euern privaten Büroordnern. Meldet Euch gerne unter andrea@innliebe.de und vereinbart einen Termin, wenn Ihr Hilfe braucht beim effektiven Unterlagensortieren.
Foto: Eva Anker
– Werbung, da Namensnennung und Verlinkung –
