Und wieder einer dieser Montage…
…jeder von uns kennt den inneren Seufzer vor der ersten Aktion des Joballtags: dem E-Mail-Check. Selbst am Wochenende erhält man unglaublich viel elektronische Post, meist mehr als man zu lesen vorhatte. Ich ertappe mich immer wieder dabei, bereits beim Anblick der angezeigten Nachrichtenanzahl tief durch zu atmen. Was für ein Zeitaufwand! Und immer so viel Unwichtiges zu lesen! Wird wohl wieder ewig dauern, die Mails zu scannen… puh! – Nicht mit unserer effektiven E-Mail-Verwaltung.
Checkliste: 10 Tipps für effektive E-Mail-Verwaltung
Damit wir nicht schon genervt von der vielen elektronischen Post in die neue Woche starten, hat sich meine liebe Kollegin Andrea Zeh „10 Tipps für effektive E-Mail-Verwaltung“ überlegt, die einen zeitsparenden Einstieg in den wöchentlichen Bürokram liefern:
Minimalisiere deine E-Mail-Routine:
Um effektiv auszusortieren, empfiehlt Andrea zwei feste E-Mail-Adressen – eine für Privates und eine für alles Berufliche.
Lege eine klare Ordnerstruktur an,
um deinen Posteingang aufzuräumen. Bis zu zehn Rubriken sind aus Andrea’s Sicht noch gut zu betreuen – noch mehr Ordner sind allerdings oft unübersichtlich und Zeitfresser beim Aussortieren der Nachrichten.
Gib deinen Ordnern eindeutige Namen.
Vielleicht schaffst du es ja die gleiche Ordnerstruktur zu erstellen, wie in der Papierablage bei den Ordnern im Büroschrank?
Trage dich aus allen E-Mail-Newslettern aus,
die du nicht regelmäßig liest.
Nutze Spam- und Junk-Filter,
dann kommst du gar nicht erst in Versuchung diverse unnütze, teilweise auch kritische E-Mails zu öffnen – Stichwort Viren!
Nutze die Suchfunktion.
Solltest du doch mal einen Ordner suchen, benutze einfach die Suchfunktion in deinem E-Mail-Account, das spart Zeit und Nerven.
Führe feste Bearbeitungszeiten ein.
Mit diesem einfachen Trick wirst du zukünftig nicht in Multitasking verfallen und dich beim Abarbeiten deiner E-Mails dauernd selbst unterbrechen. Vielleicht reicht es auch sich morgens, mittags und nachmittags zu bestimmten Zeiten ganz seinen Mailanfragen zu widmen.
Fass dich kurz.
E-Mails, die innerhalb von 3 Minuten beantwortet werden können, ganz gezielt ZUERST bearbeiten. Dann hast du den Kopf frei hat für knifflige Projekte und Fragestellungen, die einfach mehr Zeit erfordern.
Lerne, los zu lassen!
Lösche E-Mails sofort nach dem Lesen, wenn Sie für dich uninteressant oder unwichtig sind.
Datensicherung ist das A und O.
Falls Du doch E-Mails über einen längeren Zeitraum aufbewahren und als elektronische Dokumente sichern willst, lege deine „wichtige“ Post nicht nur in deinem E-Mail-Postfach ab. Nutze besser einen alternativen Aufbewahrungsort, wie zum Beispiel einen Cloud-Account oder einen externen Datenspeicher, wie etwa eine mobile Festplatte. Selbst bei Computerabstürzen bist du dann immer noch auf der sicheren Seite, denn extern gespeicherte E-Mails oder wichtige Dokumente sind dann auf alle Fälle noch vorhanden.
Seid ihr auch betroffen von Posteingängen mit viel zu viel „Datenmüll“? Habt ihr vielleicht noch ein paar Tricks auf Lager, die für effektive Büroorganisation sorgen? Wollt ihr auch mal persönlich von Andrea zu diesem Thema beraten werden?
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Foto: Katja Hauser
